Passer d’Excel à un logiciel de gestion : quand et comment s’y prendre

• Plusieurs personnes modifient le même fichier, et personne ne sait quelle version fait foi.
• Le stock affiché ne correspond pas à ce qu’il y a en rayon ou en entrepôt.
• Les factures et les devis sont refaits à la main, avec des risques d’oubli ou de doublon.
• Vous mettez plusieurs heures à connaître le résultat du mois.
• Une absence ou un départ bloque l’accès à l’information.

Listez les opérations que le logiciel doit couvrir : ventes et facturation, caisse, stocks, achats, paie, suivi des clients, comptabilité. Classez-les en « indispensable maintenant » et « utile plus tard ». Un logiciel complet n’est utile que si l’équipe l’utilise réellement.

• Facilité d’usage pour les personnes qui l’utiliseront tous les jours.
• Fonctionnement avec une connexion internet limitée ou instable.
• Prise en compte des obligations locales (monnaie, documents fiscaux, formes de société).
• Possibilité d’exporter vos données si vous changez de solution.
• Formation et assistance disponibles, en français, près de chez vous.

• Nettoyer les données existantes (clients, produits, prix) avant de les importer.
• Démarrer par un périmètre limité, par exemple la facturation et le stock d’une boutique.
• Former chaque utilisateur sur ses tâches réelles.
• Faire fonctionner l’ancien et le nouveau système en parallèle sur une courte période.
• Arrêter Excel pour ces tâches à une date annoncée, puis étendre aux autres fonctions.

• Vouloir tout migrer le même jour.
• Choisir sur le prix seul, sans tester avec de vraies données.
• Oublier de désigner un responsable interne du projet.
• Négliger la sauvegarde des données du nouveau système.